Ako ste vlasnik tvrtke ili poduzetnik, vjerojatno ste čuli termine knjigovodstvo i računovodstvo. No, mnogi ih i danas brkaju ili smatraju istim pojmom. Prema istraživanju Hrvatske gospodarske komore, 68% malih poduzeća ne razlikuje jasno uloge knjigovođe i računovođe, što dovodi do pogrešaka u financijskom upravljanju.
Vođenje uspješnog malog poduzeća zahtijeva dobro upravljanje svim aspektima poslovanja, od marketinga i prodaje do ljudskih resursa i financija. Financijski segment često predstavlja najveći izazov vlasnicima koji nemaju ekonomsko obrazovanje ili iskustvo u ovom području. Upravo zato je razumijevanje razlike između knjigovodstva i računovodstva važno za donošenje kvalitetnih poslovnih odluka i dugoročni rast tvrtke.
U nastavku donosimo detaljan vodič koji će vam pomoći da bolje razumijete što je knjigovodstvo, što je računovodstvo, koje su njihove funkcije i kako to sve utječe na vaš posao.
Prema statističkim podacima, loše financijsko planiranje i neadekvatna evidencija financijskih transakcija jedni su od najčešćih razloga zašto se mnoga mala poduzeća zatvaraju u prvim godinama poslovanja.
Nedostatak jasne financijske slike, nemogućnost praćenja dnevnih transakcija i nesigurnost oko plaćanja poreza mogu dovesti do niza problema – od gubitka likvidnosti do pravnih sankcija.
Kako biste izbjegli takve izazove i stvorili temelje za uspješno poslovanje, potrebno je imati jasno definirane procese vezane uz bilježenje, analiziranje i interpretaciju financijskih podataka.
Upravo tu na scenu stupaju knjigovođe i računovođe. Razumijevanje razlike između knjigovodstva i računovodstva pomoći će vam da odaberete prave stručnjake ili alate za potrebe svoje tvrtke.
Knjigovodstvo je osnovna financijska disciplina koja se primarno bavi bilježenjem svih poslovnih događaja i transakcija koje se događaju u jednoj tvrtki. Može se reći da je knjigovodstvo “temeljna evidencija” ili “podloga” na kojoj počivaju svi ostali financijski procesi. Cilj je precizno pratiti i evidentirati sve financijske tokove, poput prodaje i kupnje robe ili usluga, plaćanja dobavljačima, primanja uplata od kupaca te evidencije troškova i poreznih obveza.
Knjigovodstveni sustav može biti jednostavan ili složen, ovisno o veličini poduzeća, broju transakcija koje se izvršavaju dnevno i specifičnostima poslovnog modela.
Za vrlo mala poduzeća s tek nekolicinom transakcija dnevno, knjigovodstvo se može voditi i samostalno, uz pomoć jednostavnog programa ili tabličnog kalkulatora. No, s rastom broja zaposlenika i poslovnih procesa, sve veća je vjerojatnost da će vam trebati profesionalan knjigovodstveni servis kako biste bili sigurni da su sve evidencije točne.
Računovodstvo se može opisati kao širi i dublji sustav financijskog upravljanja koji nadograđuje knjigovodstvene podatke i koristi ih za analizu, planiranje i donošenje strateških odluka. Dok se knjigovodstvo fokusira na prikupljanje i bilježenje informacija, računovodstvo pruža dublji uvid u te informacije i pomaže u kreiranju cjelovite financijske slike poslovanja.
Ukratko, dok knjigovodstvo evidentira i organizira, računovodstvo interpretira i preporučuje. U praksi, mnogi vlasnici malih poduzeća često angažiraju računovođu tek kada posao počne značajnije rasti ili kada se pojave složeniji financijski izazovi.
Prema podacima Financijske agencije (FINA), 42% tvrtki u 2023. godini angažiralo je vanjskog računovođu za optimizaciju poreznih obveza, što pokazuje rastuću prepoznatljivost važnosti ove struke.
Mada se i knjigovodstvo i računovodstvo bave financijama, razlike su jasne i važne:
U današnje digitalno doba, knjigovodstvo i računovodstvo sve se češće odvijaju u oblaku (cloud-based rješenja). Računovodstveni softveri i aplikacije za vođenje knjigovodstvenih evidencija olakšavaju posao i vlasnicima tvrtki i financijskim profesionalcima. Neki trendovi koji su osobito aktualni:
Osim toga, zakonodavne promjene i moderni standardi financijskog izvještavanja (primjerice, uvođenje novih poreznih olakšica za male poduzetnike) mogu zahtijevati dodatnu prilagodbu knjigovodstvenog ili računovodstvenog sustava. Stoga je iznimno važno biti informiran o svim relevantnim novostima ili pak prepustiti tu brigu kvalitetnom servisu.
Razlika između knjigovodstva i računovodstva je u detaljima i perspektivi. Dok knjigovodstvo osigurava da sve transakcije budu točno zabilježene, računovodstvo pretvara te podatke u alat za rast. Za uspješno poslovanje, potrebna je suradnja knjigovođe i računovođe – zajedno stvaraju financijsku stabilnost i omogućuju donošenje informiranih odluka.
Kao što kaže poslovna izreka: “Knjigovodstvo vam govori gdje ste bili, računovodstvo – gdje idete.” Nemojte birati između njih; investirajte u oboje za dugoročni uspjeh.
Na kraju, vrijedi naglasiti kako je modernizacija financijskih sustava i dostupnost digitalnih alata uvelike olakšala i ubrzala procese vođenja knjigovodstva i računovodstva. Danas više ne morate imati ormare pune papira i raditi sve ručno – dovoljno je odabrati pravi softver ili vanjski servis koji će optimizirati vaše poslovanje.
Ovo najviše ovisi o kompleksnosti vašeg poslovanja. Ako imate nekoliko klijenata, relativno mali broj transakcija i ne planirate brzo širenje, možda će vam biti dovoljno osnovno knjigovodstvo. Ipak, čim se pojavi potreba za kreditom, investitorima ili dubinskom analizom poslovanja, računovodstvo će vam dati puno jasniji uvid u to gdje se nalazite i kamo idete.
Neki knjigovođe imaju dodatno računovodstveno znanje, ali većinom će se baviti samo evidencijom i administracijom. Računovodstvo zahtijeva drugačiji skup vještina, posebice kada je riječ o analizi i planiranju. Ako vam netko nudi “sve u jednom”, provjerite razinu stručnosti i reference te osobe ili tvrtke, kako biste bili sigurni da ćete dobiti kvalitetnu uslugu.
Idealan je scenarij da se barem osnovni podaci unose dnevno ili tjedno. Mjesečno ažuriranje može biti dovoljno za manje poduzeće koje nema mnogo transakcija. Međutim, u trenucima veće dinamičnosti (npr. sezonski rad, brzi rast prodaje), frekvencija ažuriranja trebala bi se povećati kako biste uvijek imali pouzdane informacije.
Računovodstveni stručnjaci mogu vam pružiti analizu trendova prihoda i rashoda, ukazati na dugoročne posljedice vaših investicijskih odluka te pomoći pri planiranju različitih scenarija rasta. Ako želite, primjerice, proširiti ponudu ili ući na novo tržište, računovodstvo će predvidjeti kakav učinak to može imati na vaše financije, kakve promjene u troškovima možete očekivati te kakve vam opcije stoje na raspolaganju za financiranje.